Como hacer merge con Office

[Algadir]

Hola buenas.

Pues creo que es así como se llama lo que quiero hacer. Al menos así se llamaba cuando lo aprendí hace milenios con WordPerfect. Lo que querría es saber como combinar uno datos de una base de datos o que están en una hoja de cálculo con un documento Word. Incluso si se podría hacer algo parecido para que a partir de unos datos en excel o a través de una consulta de Access pueda generar un fichero XML o algo similar para capturar las direcciones de correo de unas personas y enviarles el mismo correo electrónico. Algo así de simple parece.

Un saludo y gracias.

[thelionab]

Hola Algadir.
Entre las herramientas del Microsoft Office, es el Word quien te va a permitir hacer el "mail merge", de echo, así se llama la opción que estás buscando.
La base de datos con la información del nombre de las personas y sus direcciones de email se puede fabricar "in situ" en el mismo word o tenerla en excel (yo prefiero tenerla en excel). para la parte del envío del correo, necesitarás tener configurado un cliente de correo (outlook, live mail, thunderbird, etc. el que te guste).

Te podemos ayudar paso por paso pero hay una pequeña diferencia entre word 2003 y word 2007.

¿ya tienes configurado el cliente de correo?
¿qué versión de office vas a usar?

[Algadir]

Hola.

Pues mira es para un posible asunto del trabajo y usamos el Office 2003 y el Thunderbird aunque tenemos también el Outlook. Igual me interesaría más el merge para cartas porque igual para lo del correo lo tenemos solucionado lo tendría que comprobar o confirmar con una compañera. Lo que querais saber me lo decís.

Saludos.

[thelionab]

Ok mi estimado. traté de capturar tantas pantallas como pude para explicar el proceso de mail-merge con office 2003

En Excel
Lo primero es tener la base de datos que vamos a usar en el Merge ya lista en excel. Es importante que cada columna tenga su encabezado.


Antes de cerrar, es recomendable seleccionar el rango de celdas y darle un nombre (yo uso -tabla- en este ejemplo) (el nombre se pone en la parte donde normalmente sale la celda actual)


Ahora si, puedes guardar el libro de excel y cerrar excel


Ahora vamos a Word a hacer el Mail-Merge

La opcion para hacer el merge está en Tools -> Letter and Mailings


esto va a abrir un asistente en la parte derecha del word.

A partir de ahora vamos a seguir este asistente paso por paso


En el tercer paso, hay que buscar el archivo de excel porque es en el cual se va a basar Word para los datos


cuando selecciones el archivo, te va a aparecer todas las listas de datos que tiene excel, aqui es donde vemos la importancia de haber nombrado toda la tabla con un nombre diferente


Continuamos los pasos con el wizard y llegamos a la parte donde editamos la carta e insertamos los campos


y por ultimo, en el antepenultimo paso probamos si está funcionando el merge
y finish


te deseo éxito, ojalá me haya explicado bien.

[Algadir]

Buenas.

Te has explicado perfectamente y más con imágenes. Lo único que puedo tener dudas en lo relativo a si hay que tener seleccionado realmente las celdas y si no bastaría con seleccionar la hoja de cálculo con los datos y de ahí seleccionas ya el libro que quieres. Al menos mi hoja la tengo, con varios libros y creo que sale. Seleccionas el libro donde están los datos y punto. Por lo demás perfecto y demasiado sencillo. Lo único ¿podrías hacer un ejemplo parecido para el caso de crear un email aprovechando esos mismos datos?. Vamos, una carta electrónica.

Un saludo y gracias.

[thelionab]

Con Office 2003 yo he tenido problemas al seleccionar los datos si no nombro los datos con un nombre.
El problema que me ha dado es que a veces mete informacion basura o muchos espacios. Podrias probar a ver si no te pasa lo mismo.

Eso si, con Office 2007 no he tenido ese inconveniente, es como más "inteligente" y si le di formato tabla, es más fácil, porque no tengo que nombrar la tabla como hice en el caso de excel 2003.

Para el caso de hacer un email, creo que la opción está en el paso 1.
El resto es igual y al final, en el paso 6 aparece la opción para enviar el correo. Aquí es donde te digo que debes tener un cliente de correo ya configurado para que el Mail-Merge saque por ahí los correos.