Problema de Access en empresa

[dacamoty]

Buen día compañeros del foro http://www.forosdelweb.com

Soy nuevo en esto de las publicaciones de foro, no sé las reglas con exactitud y tampoco dispongo de mucho tiempo, y esto que hago lo he escrito en un Word para cuando tuviera tiempo me registrara y publicara mi inquietud al respecto.

Bueno antes que nada les trataré de hablar al respecto, porque si muestro los ejemplos es complicado y a mi me tardó tiempo en entenderlas al respecto en cuanto a las bases de datos que se manejan en la empresa que trabajo actualmente.

Bueno a empezar.

Lo que sucede es que en la empresa que trabajo actualmente (En Colombia) se maneja una base de datos en Excel y Access en donde sucede lo siguiente.

En Excel introducen el inventario las ventas y la movida de bodegas, y luego cada mes hay que hacer las ventas y movidas de bodegas en Access y demostrar una impresión en donde muestran la cantidades de productos y colores mas vendidas de cada mes y el valor al respecto de cada producto, en donde los jefes hacen sus cuentas (no se cuales) y se dan cuenta de que productos traer o que no.

1. Bueno lo que necesito es, que solo con escribir 1 vez el producto, con Código, Color (Otro código), cantidades, valor del producto unitarios, valor del producto por cantidad, número de factura de la venta, especificar si la venta fue a algún cliente o a cualquier usuario o empresa y la fecha.

Esto lo necesito solo para las ventas al público de contado, y que el código (Cualquiera de lo dos) sean seleccionados por una pestaña al escribirlo, ya que se cometen muchos errores humanos al escribir los códigos…. (Todo esto para tela o cobija, con diferencia en que tela se maneja MTS o Kgrms en vez de Cantidad)

2. Que igual que el anterior si es posible en una subtabla de la anterior me ponga los productos en crédito, donde halla que poner. Código de producto y Color del producto (Código), Cantidad del producto ,Valor del producto, retención, valor unitario y valor por cantidad y la fecha.
Al igual que lo anterior que se pueda aplicarlo para telas y cobijas.

3. Que al final me den un reporte en general sin importar tanto fechas, pero que me muestre, “Total de x producto vendidos en el x mes, x día o x año” valor de el total de esos productos (normalmente se separan porque no siempre tienen los mismos precios entonces saldrían a diferentes precios.

4. Que en determinado momento llega alguien a devolver un producto, y se pueda usar en la misma tabla una cantidad negativa y sea tomada como devolución.

5. Que se puedan hacer consultas del mes y día que quieran por algún botón que lo haga.


6. Que se pueda agregar las cuentas del inventario y aquí mismo poner los productos del inventarios y a medida que se vendan productos se descuenten del inventario con todo el proceso anterior y en el reporte demuestre cuantos productos se van quedando en bodega.

7. Que tenga acceso no solo para un solo inventario sino para inventarios de otras partes que envía npor correo electrónico, y toca pasarlo igualmente y agregarlo al reporte, porque la empresa tiene varias sucursales y por el mismo programa manejar todos los reportes.

¿Qué programa me recomiendan que pueda hacer esto?
Mis jefes me piden que haga esto en Access, ¿Qué me sugieren?
¿Cuánto creen que debería cobrar por haber trabajado con ellos conociendo la estructura del negocio y saber de que se trataba el programa que querían e intentar interpretarlo para hacerlo.

Bueno tal vez sea algo complicado pero espero que se tomen el tiempo a leer y me digan sugerencias o recomendaciones o aplicaciones y costos por favor 

Gracias

[harvey]

A priori, todo lo que parece que quieres hacer se puede hacer con Access pero me cuesta seguir tu exposición ya que tu mismo anticipas en que forma quieres hacerlo y algunas no parecen las mas adecuadas. Tampoco me queda claro que dominio de bases de datos tienes.

Por ejemplo, lo que pones en el punto número 1 es a todas luces una consulta cuyo resultado debería ser cliente y fecha de haber alguno que se corresponda con los valores que introduces pero... no tiene sentido que en una consulta tengas que meter todos esos datos. Te sobran los valores del producto y el número de factura. De esta manera podrias decidir que quieres saber qué clientes han comprado mas de (cantidad) unidades del articulo (articulo) en color (color). Por otro lado si tienes un numero de factura solo un cliente se va a corresponder con esa factura. Para eso y otros aspectos de las facturas deberias tener otra consulta exclusivamente para facturas donde se detallen todos los datos de las mismas.

Lo mismo ocurre en el punto 2. Para saber que productos estan en credito no es necesario pedir todos esos datos. Solo necesitas una consulta para exclusivamente para esos creditos y poner como mucho el código del producto y el color. Todos los demás datos no solo no necesitas meterlos sino que incluso algunos podrian ser los valores que te deberia devolver la consulta (como por ejemplo la fecha)

Pero como te digo, todo eso puede hacerse con Access.

[dacamoty]

Iniciado por harvey

A priori, todo lo que parece que quieres hacer se puede hacer con Access pero me cuesta seguir tu exposición ya que tu mismo anticipas en que forma quieres hacerlo y algunas no parecen las mas adecuadas. Tampoco me queda claro que dominio de bases de datos tienes.

Por ejemplo, lo que pones en el punto número 1 es a todas luces una consulta cuyo resultado debería ser cliente y fecha de haber alguno que se corresponda con los valores que introduces pero... no tiene sentido que en una consulta tengas que meter todos esos datos. Te sobran los valores del producto y el número de factura. De esta manera podrias decidir que quieres saber qué clientes han comprado mas de (cantidad) unidades del articulo (articulo) en color (color). Por otro lado si tienes un numero de factura solo un cliente se va a corresponder con esa factura. Para eso y otros aspectos de las facturas deberias tener otra consulta exclusivamente para facturas donde se detallen todos los datos de las mismas.

Lo mismo ocurre en el punto 2. Para saber que productos estan en credito no es necesario pedir todos esos datos. Solo necesitas una consulta para exclusivamente para esos creditos y poner como mucho el código del producto y el color. Todos los demás datos no solo no necesitas meterlos sino que incluso algunos podrian ser los valores que te deberia devolver la consulta (como por ejemplo la fecha)

Pero como te digo, todo eso puede hacerse con Access.

Gracias, por tu respuesta.

Si por lo visto se puede hacer en access, pero si lo viéramos de la siguiente manera:

Un almacén se encuentra en la ciudad A el otro almacen se encuentra en la ciudad B el otro almacén se encuentra el la ciudad C.... entonces cuenta que por cada país hay 3 almacenes que tienen de a 3 bodegas, y en cada uno de esos almacenes manejan ventas al público, ahora aparte de todo habrían más países.

Colombia A B C, México A B C, Ecuador A B C, China A B C, Tailandia A B C (Hasta el momento esos países)

Entonces para esa cantidad de datos supongo que una base de datos en access para estar haciendo reporte cada año y eso se va acomulando se va a poniendo lento, por ejemplo el actual archivo que manejo de access es muy incompleto y pesa 19 mb y me corre muy lento en un pc dual core.

Una base de datos que sea rapida, que no tenga tantos problemas, aunque la opción facil para mi sería access porque sería algo muy básico pero creo que es de baja calidad.

Y ahora mis jefes me dijeron lo siguiente:

Quieren que el programa de la registradora EPSON o ELECTRONIC CASH REGISTER al tiempo que imprime cada factura haga todo eso automáticamente sin necesidad de tener que transcribir y que cada mes pueda dar un reporte mensual, o anual o diario de las ventas publico, (tela y cobija) y ventas a crédito (Tela y cobija)

¿Qué más opinarias? o ¿Prefiere que ponga imágenes de una aproximación de los datos que se manejan en excel?.

Okey Gracias también por tomar el tiempo a leer este tema :)

[harvey]

Bueno, la verdad es que quizás para algo de la envergadura que me comentas te vendría mejor otro tipo de soporte, quizás una aplicación creada expresamente para la empresa. A pesar de lo cual, y es posible que me equivoque, sigo pensando que es factible hacerlo con Access.

Respecto al tamaño de la base de datos no sé si sabes que hay una opción en Access que está (en Access 2007) en Administrar y que es Compactar y Reparar Bases de datos. Las bases de datos Access adquieren mucho peso con extrema facilidad y es muy fácil que tras una sesión con ella se dispare el tamaño así que si no conoces esa opción ejecútala. Es posible que te rebaje considerablemente el peso. Otra cosa a tener en cuenta es el diseño procurando que no exista redundancia de datos.

No estoy seguro de entender a que te refieres con transcripción pero debes saber que, con las consultas adecuadas, se puede actualizar una base de datos Access con datos procedentes de otra de manera automática. (No puedo ser más explicito ahora mismo, no lo tengo fresco)

No sé como funciona la registradora pero igualmente trabajando con Word puedes generar esos informes y facturas automáticamente trayendo los datos desde Access.

[dacamoty]

Gracias por tu aporte, está bien, procuraré hacerlo en access de ese modo solo que me parecía complicado, porque ademas, hay otra cosa que me pidieron, pero creo que eso requiere programación y yo solo sé de Java y C++.

Me pedían que la registradora que manejan funcione a su tiempo con la base de datos, que al momento de incorporar un dato en la registradora, se imprima la factura y se haga una apertura de caja (Diaria) y un cierre de caja (diaria), y que al final de día de ese reporte y se guarde el registro para dar reporte cada mes, (Sería el tipo de consulta diario y mensual y anual), y fuera de la registradora otra que maneje los créditos, que serían unas notas, que se impriman directamente de una impresora MATRIZ DE PUNTO, que generaría una original y copia (2 veces osea 4), y que igual esa impresión funcione como si se hubiera hecho con la registradora con excepción de que sería una factura de crédito.

La verdad me gustaría hacer un programa que maneje esa base de datos de ese modo y que hiciera todo ese trabajo, pero de momento me limitaré a Access tal cual como me dicen, y si sabes de que forma podría trabajar esto que he comentado, agradecería sus respuesta. gracias.