Access: ¿cómo poner un formulario en una carpeta compartida e impedir el acceso a bd

[thornharvestar]

Hola,

Estoy haciendo una base de datos en Access y no tengo mucha idea, pero al final parece como que va cogiendo forma. Y ahora ya estoy con los últimos detalles.
La duda que tengo es que tengo un formulario al que va a acceder todo el mundo para poder rellenar datos y cuando lo arrastro a la carpeta compartida se abre el formulario y la base de datos. Lógicamente esto no me interesa pero no se me ocurre qué hacer para evitar que todo el mundo acceda a la base de datos. He estado mirando en foros pero no he encontrado nada útil.

Muchas gracias por vuestra ayuda.

[Taribo007]

No entiendo bien tu pregunta, tienes una bd en access, que van a usar muchos usuarios. Quieres controlar quien puede y quien no usarla??? Lo normal es usar la seguridad por usuarios, que viene muy bien explicada en la ayuda. Tambien puedes tu a traves de un form hacer un control de acceso, deberias tener la BD dividida en dos, front end y back end, una con las tablas y otra con los formularios, consultas, modulos, macros, que convertiras a mde.

Con access se puede hacer casi cualquier cosa y hay mucha informacion por internet, yo intentare solucionarte lo que pueda.

Un saludo

[thornharvestar]

Gracias por contestar tan pronto,

He estado buscando información sobre los archivos .mde y he creado uno, pero con eso sólo consigo que no se pueda cambiar el diseño de formularios, consultas, etc... Incluso me he fijado que el diseño de las tablas sí que se podría cambiar.

La bd en Access sólo la va a usar una persona pero es una bd que recoge quejas y sugerencias, que rellenarán el resto de personas mediante un formulario, que es el que yo quiero que sea accesible para todos. no quiero que accedan a las tablas ni al resto de formularios ni consultas ni informes.

No sé si es posible lo que te estoy pidiendo.

En cuanto a lo del front-end y back-end creo k no lo he entendido muy bien, ya lo siento. He estado mirando la ayuda del Access (es Access 2000 el que uso, por cierto) y me dice que haga esto:

En el menú Herramientas, pase el puntero sobre Complementos y haga clic en Divisor de base de datos.
Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo del Asistente para dividir bases de datos.

Pero cuando entro en Herramientas y paso por Complementos lo único que me sale es el administrador de complementos y ninguno disponible. Lo cual quiere decir que quien instaló el office en mi oficina se limitó a hacerlo de una forma muy básica.

No sé qué hacer ahora. Y estoy llegando a un punto de desesperación y preguntándome por qué accedería yo a hacer esta base de datos sin haber abierto un access en mi vida. Es lo que pasa cuando llegas el primer día al trabajo e intentas quedar bien. Gran error, pero ya he aprendido mi lección.

[Taribo007]

Los primero, IMPORTANTISIMO!!!! Los experimentos con gaseosa. Haz copia de tu bd y trabaja sobre ella.
A ver si con esto te aclaras, es una explicacion bastante completa de como hacer lo que necesitas:

Estamos hablando de Back-End y Front-End en red local.
Te lo explico con detalle y espero esto le este sirviendo


Que buscamos con esto de Back-End, Front-End en MDE y Red?

- Tener una aplicacion a la cual varios usuarios puedan acceder al mismo tiempo
- Los usuarios podran ver las actualizaciones de la aplicacion en tiempo real,
es decir cada vez que alguien cree un registro nuevo o realice alguna modificacon,
el resto de los usuarios podran verlo.
- Evitar que los usuarios tengan accesso a la tablas de manera directa,
solo podran hacerlo por medio de los formularios y consultas.
- Evitar que los usuarios puedan modificar el codigo de la aplicacion y el diseño de los formularios e informe

Diferencia entre Back-End y Front-End
- Back-End es una mdb que se encuentra en un servidor o en un ordenador que funciona como servidor,
dentro de una carpeta compartida y la cual solamente contiene las tablas.
esta mdb es recomendable que tenga contraseña para su apertura
- Front-End un mde que puede estar en local en cada estacion u ordenador por usuario,
tambien puede ser una sola que estara en una carpeta compartida y los usuarios tendran
accessos directos instalados en su estacion u ordenador.
Esta base tendra todos los objetos para la exploracion, edicion y creacion de archivos,
es decir formularios, consultas, macros, informes, codigo VBA. Pero no contendra ninguna tabla en local,
a esta base se vincularan las tablas del Back-End por medio de Archivo >>> Obtener datosexternos >>>> Vincular.
En caso de que el Back-End contenga contraseña lo pedira al principio.
Otra opcion es utilizar alguno de los ejemplos del Buho para vinculación o revinculacion de tablas.

Archivo mde
- Un archivo mde lo que hace es ocultar o eliminar el codigo de la aplicacion pero mantendra el funcionamiento, bloqueara la vista diseño de formularios e informes, asi como la creacion de nuevos. Sin embargo las macros y consultas si podran ser modificadas y se podra crear nuevas.
- Un archivo mde se obtiene por medio de Herramientas >>>> Utilidad de la base de datos >>> Crear archivo MDE...
- En caso de que esta opcion aparesca deshabilitada (atenuada) se debera convertir la base a una version superior por medio de Herramientas >>> Utilidad de la base de datos >>> Convertir base de datos
- Si al convertir la base en mde se recibe un mensaje de error, se debe a que existe alguna falla en la ventana de VBA, presiona Atl+F11 luego en Depuración >>>> Compilar, si hay algo lo mostrara, si aun asi no es posible crear la mde entonces esposible que en el codigo existan procedimientossin origen, es decir si creaste un combo con el asistente y luego borraste ese combo en el formulario el codigo se ha quedado huerfano en la ventana VBA ya que no se borra al borrar el combo. Una buena opcion aunque lenta es crear una base nueva en blanco e ir importando los objetos de poco en poco e ir creando la mde, en el moemnto que no deje crear la mde sabras cual es el objeto que requiere revisión.
- Si un formulario esta basado en una consulta, lomejor para evitar que esa consulta sea modificada es que el formulario en origen de datos no tenga la consulta como tal (una consulta que aparece en la ventana base de datos) pinchando en los ... podras crear la consulta para dar origen al formulario y al crear el archivo mde esta no podra ser modificada

Consideraciones
- Back-End debera estar establecida en Herramientas >>>> Opciones >>>>> Avanzadas >>>>>
Modo predeterminado de apertura compartida
- Front-End debera estar establecida en Herramientas >>>> Opciones >>>>> Avanzadas >>>>>
Modo predeterminado de apertura compartida y bloqueo de registro >>>>> registro modificado
- La opcion del registro modificado se puede sustituir para el Front-End al establecer por cada
formulario bloqueo por registro modificado, con esto lo que se logra es que la aplicacion no permitira
que dos usuarios modifiquen el mismo registro al mismo tiempo, lo que crearia perdida de datos y confusion
en los usuarios.

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Por ultimo, este es el mejor foro de acces en castellano:

www.mvp-access.com/foro

Un saludo

[thornharvestar]

Muchísimas gracias,

estaba súper bien explicado y hasta yo lo he entendido. Haré lo del front-end y back-end que es definitivamente lo que yo busco.

Y también miraré el foro que has recomendado, aunque ya me has resuelto mi duda principal.

[Taribo007]

Me alegro de haberte ayudado.

un saludo