Access, años y meses

[fercoder2]

Hola, un saludo al foro.
Tengo una duda en access y soy muy principiante, llevo un par de dias buscando la forma de solucionar y no doy con el tema.

Tengo una base de datos hecha y me gustaria incluir una opcion dentro de cada registro ,para elegir un año y dentro de ese año hacer anotaciones en sus meses correspondientes y luego poder consultarlas.

Es decir, en el registro "X" de un producto donde consta fecha de recepción, vendedor, numero de identificación.... etc, poder llevar un control para hacer una anotación cada mes que me llegue, ( ej. en el año 2006 el producto me llego en enenro, marzo , junio..... y no me llego a tiempo en febrero, Abril.... etc),de tal manera que cuando entre en el formulario pueda abrir una pestaña con el año que quiero ver y se me desplieguen los meses de ese año de Enero a Diciembre y ver las anotaciones que puse en cada mes.
Un saludo y gracias por adelantado

[quimfv]

Esas anotaciones estan relacionadas con la fecha de recepción, es decir un producto lo recibes una vez al mes o más de una vez.

Si es una vez al mes con un campo mas en el registro de la recepción para pner las anotaciones te basta.

Si la anotacion debe referirse a todas las recepciones de un mes, una especie de resumen, la solucion seria un poco mas complicada.

En este caso debes explicarte mas como quieres relacionar los registros con las anotaciones.

Te doy una solucion así sin mas (igual no es buena) creas una tabla como la siguiente

TablaAnotacionesMensuales
año
mes
anotacion

donde Año y mes son una PK compuesta.

doy por descontado que conoces las funciones

Year(campofecha)

y

Month(campofecha)

Que te dan lo que se intuye de su nombre....


Con esas funciones y la tabla que te propongo puedes montar un formulario donde se muestre la anotación mensual y todos los registros de ese mes....

Selector año (SelAño) debes usar de recurso

SELECT año FROM TablaAnotacionesMensuales GROUP BY año;

El selector mes (SelMes) debe depender del anterior

SELECT mes FROM TablaAnotacionesMensuales WHERE año=me.SelAño GROUP BY mes;

Luego necesitas dos subformularios uno que muestre la anotacion del mes y otro que muestre los registros, ambos relacionados con el formulario principal por año y mes usando en el segundo caso las funciones que te he mencionado sobre el campo fecharecepcion.

[fercoder2]

Saludos y gracias por la respuesta.
Me explico mejor.
Es una base de datos sobre revistas, cada registro es una revista diferente donde viene el proveedor, titulo, ID, editorial etc.. que se lleva recibiendo desde hace años.

Lo que quisiera es dentro de cada registro ( o sea , revista), poder elegir el año y sus meses para hacer anotaciones en cada mes.
Es decir, en el año 1980 en enero recibi el nº 1, en febrero ninguno, en marzo recibi el 2 y el 3....
La idea es poder tener en el formulario en cada registro una lista desplegable de AÑOS, y al elegir el año tener acceso a sus meses para poder hacer estas anotaciones, asi a la hora de consultar una revista podria ver a traves de los años que llevamos recibiendo, lo que paso cada mes.
Un saludo y gracias

[quimfv]

No me acabas de responder a lo que te pregunto.

¿Hay un solo registro por mes y revista?

UN SOLO REGISTRO POR MES Y REVISTA: agrega un campo para las anotaciones a la tabla principal. Luego en el formulario pones un desplegable que te filtre por revista, otro dependiente del anterior que te filtre por año y un tercero dependiente del año que te filtre por mes. Con lo que obtendràs el registro buscado y sus anotaciones.

MAS DE UN REGISTRO POR MES Y REVISTA: como te dige debes tener una tabla secundaria para las anotaciones, relacionada con la principal por mes y año. El formulario funcionarà practicamente igual pero debe filtrar las dos tablas, y obtendrás las anotaciones del mes y todos los registros de ese mes.

Para que

dentro de cada registro ( o sea , revista), poder elegir el año y sus meses para hacer anotaciones en cada mes

necesitas que en el formulario que te muestra ese registro haya un desplegable por de años dependiente de la revista en question, es decir que solo muestre los años en que se ha recibido esa revista, y uno por mes dependiente de los anteriores, que solo muestre los meses del año elegido donde se ha recibido la revista, y que finalmente te cargue un subformulario que te ofrezca el espació para hacer o leer las anotaciones.

Explicar la estructura de datos y sus relaciones es relativamente fácil, pero explicar como se hace el formulario depende mucho de la habilidad que tengas...

Dime la estructura de tablas y registros que tienes y te podré decir algo mas...en cuanto a los formularios debes trabajar con los eventos para conseguir el funcionamiento que pides...

Sabes colocar un desplegable en el formulario?
Sabes hacer que el contenido de este dependa del registro donde se muestra?
Sabes colocar un subformulario dependiente del principal?
Sabes hacer reaccionar al formulario en función de lo que hagas con sus objetos?