Buenos días,
Por lo que he podido leer y entender la cosa es un poco complicada. La verdad es que para que la Página Web cumpla con todos los requisitos legales debes hacer muchas cosas, ya no sólo en la Página Web sino desde el punto de vista de la empresa.
Primero, tú empresa envía un formulario de datos al cliente vía mail. Dicho formulario puede rellenarlo y enviarlo. Dicho envío va a algún punto o empresa diferente a la tuya, la cual va a almacenar esos datos. La empresa que va a tratar esos datos tiene la obligación de incorporar al formulario la cláusula de información LOPD. Si tú empresa no va a tener acceso a esos datos no tiene obligación de adecuarse a la LOPD en este punto.
Segundo, mi consejo es que informes en algún contenido de la página web en la remisión del formulario que tú no vas a tener acceso esos datos y que los remites en nombre de la empresa y que el envío se realiza a través de una dirección diferente a la que se encuentra tu Página Web.
Tercero, en teoría las empresas de hospedaje no tienen que firma contrato de encargado de tratamiento de datos, pero sin embargo, las empresas que prestan servicio de hosting sí (casi todas).
Cuarto, la remisión de formularios han de ser enviados una vez que el cliente de su consentimiento o haya contratado con tú empresa algún producto. No se puede envviar nada (a no ser mails que entre dentro de la gestión de un servicio) sin consentimiento del afectado y, además dando la posibilidad de desisitir de más envío en todos los comunicados que remitas.
Mi consejo en este tema es que si pudieres te explicares mejor sobre el asunto, puesto que te he contestado en base a lo que he entendido.
P.D. Si realizas transferencia internacionales debes comunicarlo a la AEPD, pedir consentimiento informado a los clientes y, la AEPD puede pedirte información sobre dicha transferencia. Además la transferencia solo se consiente si está basada en una relación negocial entre el cesionario y el cedente o si hay por medio un contrato de encargado de tratamiento necesario para la prestación de un servicio entre el transmisor y el transmitente de datos.
Un saludo cordial
ICEF Consultores
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