Una posible solucion en teoria podria ser usar un FSO (File System Object) que recorra un directorio "X" y cuente los archivos existente y almacene el total de archivos en una bd, luego con un timer que cada cierto tiempo chequee dicho directorio y compare con el numero de archivos que existian anteriormente y si es mayor entonces es porque existe un archivo nuevo..
Tambien podrias usar como una especie log que registre cada vez que se incluye un archivo para asi saber cual es el ultimo archivo agregado...
En si esto son solo ideas al respecto...siempre existe la posibilidad de hacerlo de diferentes maneras...
Saludos...
Javier...