sql server con servidor

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buenas tengo esta duda, estoy en mi proyecto de grado y el problema es que necesito crear una base de datos en sql server, un diseño grafico e unir ambos con php, esta base de datos son tablas que tienen datos de los empleados, entre esos datos esta el numero del carnet que es el que se le presenta a la lectora de tarjeta y verifica si puede pasar a la empresa verificando el numero de carnet con la base de datos del servidor, mi proyecto trata de solo dejar pasar algunos empleados dependiendo de la hora, tengo pensado es mi base de datos unirla con la del servidor pero no puedo trabajar con el servidor de la empresa ya que es un edificio inteligente y esto es muy delicado, como hago esa base de datos y como se que servira con el servidor al momento de unirlos si no me dejan tocarlo solo para realizar las pruebas finales, tengo que crear un servidor virtual?? que tengo que saber para hacer eso en tal caso?? gracias espero me ayuden no se si me explique bien. cualquier pregunta me dicen y les respondo. gracias