Pues lo que te haría falta más bien es un software de "CRM" y que los conctactos de sus clientes fueran gestionados desde una base de datos para poder ir colocando "flag" de "revisado" o "atendido por fulanito" o .. "ticket nº tal ..." ...
No he usando ninguno . pero en:
http://www.hotscripts.com/PHP/Script...esk/index.html
Tienes algunos sistemas de los que te comento...
Un saludo,