Yo creo que si sabes levantar datos de la base de datos y enviar un mail con php ya tienes practicamente el 75% del camino para completar lo que haces...
Primero... Generas un formulario web para que tus clientes envien un mail.
Envias ese formulario a una base de datos pero... Esto implica un campo mas en tu base de datos que sera el codigo que generas para el cliente.
Al guardar los datos en el formulario y antes de mostrar "Se han guardado sus datos!" tienes que enviar el mail con los datos que recien haz ido a guardar a la base de datos incluyendo el codigo.
Recuerda tambien que:
1.- Tienes que generar una pagina para que el cliente ingrese su codigo y vea su solicitud y;
2.- El codigo puede ser cualquier cosa que se te ocurra que sea distinta de otro en el mismo minuto... por ejemplo:
Código PHP:
microtime().RUTDELAPERSONA;
Ya que es muy poco probable que una persona haga la misma accion en el mismo microsegundo.
Suerte!