Parece que la empresa en que trabajas es muy pequeña por la cantidad de equipos que haces referencia.
Veo que están mal informados en lo referente a la seguridad y lo delicado de los datos.
Si son datos o información importante, estos NO deben estar en un solo dispositivo de almacenamiento y menos en un equipo que utilice otra persona.
¿Se han puesto a pensar que pasaría si ese disco duro se llegue a dañar?
¿Se han puesto a pensar en los riesgos de dejar puesto un programa sea gratis o de pago para acceso remoto y NO saber como configurarlo para asegurar la integridad de los datos?
Supongo que lo que tienen, es un grupo de trabajo, o sea, NO cuentan con servidor de dominio.
Tu idea de poner un equipo solo para utilizarlo como almacén de archivos (no servidor de archivos), es en parte, una solución a lo que tienen actualmente, pero solo una pequeña solución ya que igual, si se daña el disco duro en ese equipo, se quedan sin nada para trabajar.
Si no cuentan con presupuesto para comprar un equipo servidor y solo cuentan con un PC, lo que podría recomendarte sería lo siguiente:
- Instalar alguna distribución Linux, crear una carpeta la cual va a ser compartida para todos los equipos, utilizando SAMBA. ¿Porqué Linux? Para evitarse problemas de virus, porque administra mejor los recursos y porque es libre (entre otros muchos beneficios).
- Activar el VNC, OpenVPN, LTSP o activar un servidor FTP o SFTP a la misma carpeta para que sea accedida remotamente.
Eso sería solamente un paso. El siguiente, es adquirir otro disco duro externo o habilitar otro equipo con sufiente espacio de disco duro, para que utilices programas de respaldo automático los cuales debes programar para que se haga a cierta hora cuando nadie esté accediendo los archivos y si se llega a dañar alguno de los equipos, siempre va a estar la información respaldada.
Si no quieren utilizar Linux, lo anterior pueden aplicarlo con windows, pero la administración de recursos, memoria y virus, siempre van a estar latentes.
Los programas que te mencioné para acceso remoto, existen sus similares para windows.