Hola de nuevo Xixy!
Pues en general, las trabajos se amrcan por fechas. Es decir, para tal día tal cosa. Por ejemplo, que los diseñadores gráficos hagan la head y el foot para dentro de una semana. El como, o se lo dictas tu, o que se organicen entre ellos. Tu puedes ser simplemente el/la coordinador/a de el trabajo, mientras también haces tus labores de programación. Pueden trabajar por separado, o en conjunto. O uno hace el ehad, y otro el food de una página, o uno hace la sección noticias, y otro la sección streaming... que cada uno tenga lo suyo, pero siguiendo unos patrones, para que no sean dos webs distintas. Y lo mismo a aplicar en programación.
Para una mejor comunicación vuestra, usar algun programilla como egroupware, que permite hacer esto que te digo de las fechas, compartir trabajos, datos, manuales, texto, etc, dentro de vuestra pequeña "empresa" improvisada.
Espero serte de ayuda!