El servidor Web, ¿estará disponible en la Intranet o por Internet solamente para los usuarios que actualizarán los archivos?
Bueno, pues por mi parte te sugiero que crees un programa residente en memoria el cual copie dichos archivos cada 30 minutos o el tiempo que le configures.
Para acceder a algún ftp por medio de un sistema, puedes emplear el control Microsoft Internet Transfer Protocol (MSINET.OCX).
Sobre el programa residente, puedes encontrar información al respecto para crearlo en Visual Basic
aquí
Saludos
