Lo mejor es que uses front y back, lee esto:
Compartir BD e insertar datos a la vez
Hay metodos muy sencillos para revicular las tablas desde le front, puedes hacer varias cosas:
1. Que el front y el bakc esten en la misma ubicacion, y revincular cada vez que se habar el front.
2. Que no esten en la misma ubicacion, y ofrecer al usuario la posibilidad de revincular si la vinculacion esta rota.
3. Que le digas al usuario que siempre tenga ambas en la misma ubicacion, y tu estableces la ruta de vinculacion antes de pasarle el nuevo front, que es lo que modificas.
Para tu segunda pregunta, tendras que tener access en todos los equipos, o bien ditribuir la plaicacion con el runtime, que a partir de la version 2007 es gratuito, pero en anteriores versiones no.
Un saludo