Creo que te iria mucho mejor con un helpdesk y recibiras todas las comunicaciones como tickets, las alertas de los tickets te llegarian a tu email configurado en outlook pero para responder entrarias al admin del helpdesk y responderias cada uno de los nuevos tickets, puedes adjuntar archivos, cerrar los tickets que ya fueron atendidos totalmente y no borrarlos nunca ya que todo esta almacenado en una base de datos MySQL.
Un buen sistema de helpdesk para el tamaño de consultas que tienes (100 al dia como mencionaste) es
PerlDesk