Pregunta sobre web con datos

[issos]

Me ha llegado el rumor siguiente. Yo y otros dos compañeros tenemos una web de una localidad, y vamos a colaborar en la organización de un certamen de pintura, para que se puedan realizar las inscripciones via internet a través de dicha web. Me han comentado que para poder realizar "legalmente" la inscripción de la web, y de acuerdo con la nueva ley de protección de datos, es necesario que la web tenga un archivo o clave para poder gestionar los datos o mantenerlos a salvo o registrados (no se muy bien)

La pregunta es si alguien sabe de qué archivo se trata y donde puedo conseguirlo. Agradecería cualquier pista al respecto, ya que nos urge bastante. Un saludo