Si el servidor es un hosting que vas a contratar:
El apache es para utilizar tu máquina como "servidor virtual". Bastará con que contrates un hosting con PHP y que des de alta y generes la base de datos mysql (el servicio de hosting te indicará uan url con un login y una clave, para hacerlo con phpmyadmin o similar) y las páginas funcionarán. sin tener que "ponerle" apache ni mysql.
Sobre el dominio, en principio sí, digo en principio, porque igual tenéis otro dominio activo y lo podéis "meter" ahi (en una subcarpeta).
Sobre la seguridad, yo creo que lo mejor sería poner un acceso con clave (con el mismo php contra la misma base de datos, una tabla "usuarios" con login/clave) para proteger esa aplicación. Si no sabes cómo, pregunta en el foro de php o en este post y te intentaré ayudar (yo utilizo ese sistema, pero no lo he creado yo).
espero que esto te sirva
