Carlos, la diferencia entre consulta y formulario es la siguiente:
Las consultas por lo general se utilizan para obtener información de los campos almacenados en una tabla, tambien permiten modificar datos, pero esto no es correcto, no debes dejar que los usuarios modifiquen datos desde una consulta.
El formulario es el mecanismo a utilizar para realizar modificaciones de datos, tambien sirven para realizar consultas, en estos puedes controlar a los usuarios, para que estos puedan ó no modificar, eliminar, adicionar, etc.
con respecto a la cantidad de registros que puede manejar con Access, no estoy seguro de la cantidad, pero yo tengo una base de datos en Access con 900,000 (novecientos mil registros y me funciona).
Cualquier consulta me la puedes hacer a
[email protected]